其實你做太多了！實踐3守則，讓你週休三日也能使命必達

　　通緝令

　　不會拒絕的爛好人性格
　　一次想完成太多事情
　　事必躬親不懂授權
　　做事不分輕重緩急
　　電話與不速之客

　　目擊以上時間殺手者，請立即翻開本書，遵照指令逮捕嫌犯歸案!

　　為什麼總是覺得時間不夠用、事情做不完呢？

　　關鍵往往在於你不知道該「選擇做什麼」和「安排怎麼做」，才會讓時間殺手有機會趁虛而入，侵占你的生活。每天加班到深夜，生活中塞滿了工作而沒有時間喘息的你，想不想要擺脫這些魔咒，重新奪回你對生活品質的主控權呢？如果答案是肯定的，那你絕對不能錯過本書的精采內容。只要學習實踐三守則，你就能擺脫被追殺的壓力，未來你的週末假期從星期五就開始！

　　時間管理的核心觀念：少做事

　　「少做事」並非要你學會偷懶，而是要你學會「不要做那麼多事」。人們最常發生的問題在於：不會說NO！我們總是不謹慎思考自己的工作分量，因此隨便地答應做許多事情，倒頭來才發現自己花了一堆時間在做不重要的事情，而真正亟需解答的問題，往往沒有時間處理。碰！看到了嗎？你被時間殺手擊斃了。

　　你是一口井還是一個漏斗？

　　要拯救你的工作效率和生活品質，就要把自己想像成一個漏斗，而非一口井。

　　一口井沒有辦法做任何篩選工作，於是所有的大小雜務都會一鼓腦地砸到你的肩頭上；然而，一個漏斗就可以辦到，你只需要配備以下三層濾網，就能保證自己不再做太多工作，能將時間花在真正重要的事情上：

　　1. 巧妙地說「不」；
　　2. 嚴格地確立優先順序；
　　3. 與其事後大量救火，不如事先制定一些計畫。

　　時間的供需法則

　　許多人都太高估自己所擁有的時間了，其實你的一天根本沒有二十四小時可以利用，尤其我們還時常遇到一個意外的時間殺手：突然冒出來的額外工作。如果你無法精確計算自己的時間供給，往往會給自己負荷太多的時間需求，最後才發現根本不可能有做完事情的一天。因此，本書不斷強調「供需平衡」的概念，並且提供讀者實作指導，只要跟隨書中的步驟，努力實踐一個月，你將發現自己對於時間的掌握度愈來愈高。

　　工作與生活不再坐翹翹板

　　告別每天加班的日子，只是時間有效管理的基本結果而已。若是你反覆練習，將書中傳授的技巧使用上手，成為真正的時間管理高手的話，你的工作時數將可大大縮減，週休三日不再是幻想，你的工作和生活就能重回平衡點。更美好的是，同樣的時間管理方法也可以應用在規畫和實現自己的人生目標上。因此，只要學會一次，你就能得到雙倍的效果。

　　拿出紙筆，人生大不同

　　本書傳授的技巧並不複雜，它們基於很單純的觀念，工具本身也很簡單，甚至只要一張紙、一枝筆就可以進行。問題在於：你必須下決心改變自己的習慣，這幾乎是世界上最難的事情了。嘗試看看吧！給自己的人生一個轉彎的機會。

　　「智慧就是懂得該忽略什麼的技巧。」

－威廉．詹姆斯（William James,美國心理學之父）

　　「合理安排時間，就等於節約時間。」

－弗蘭西斯．培根（Francis Bacon,英國哲學家）

作者簡介

費格斯．奧康奈爾（Fergus O’Connell）

　　費格斯是全球首屈一指的專案管理專家，並以在最短時間內完成任務的能力著稱。在過去三十年間，費格斯致力於教學、寫作和研究專案管理方法。一九九二年，他創建ETP——世界一流的編程和專案管理公司。他的專案管理方法——結構式專案管理∕十步驟（Structured Project Management / The Ten Steps）——影響了當代諸多的專案管理者。二○○三年，這個方法更是被用來計畫和執行該年舉辦的特殊奧運會（Special Olympics World Games 2003）。他目前在全球各地傳授其專案管理方法，並擁有兩個專利權。

　　在費格斯已出版過的八本著作中，以《如何執行成功的專案：銀彈》（How to Run Successful Projects —The Silver Bullet）和《絕對精彩：常識的比較優勢》（Simply Brilliant —The Competitive Advantage of Common Sense）最為暢銷。其作品已被譯成十三種語言。此外，他也曾為《華爾街郵報》（The Wall Street Journal）寫過專案管理的文章，並曾在愛爾蘭科克大學學院（University College Cork）、都柏林聖三一學院（Trinity College Dublin）和波士頓大學（Boston University）等名校授課。

你也需要一本記事簿

你也需要使用一些方法來追蹤約會。你可以使用紙本的記事簿，也可以使用Outlook軟體，還可以使用最新、最時尚的電子管理設備――你的手機；上時間管理課程時發送給你的檔案夾也可以用，或者用假日時從各種推銷員手上得到的贈品――可以放進你的上衣口袋裡的小記事本。

我女兒每到耶誕節都會送我某一品牌（Far Side）的記事簿，因此我曾經使用過它。之後發現有些人也需要知道我的日程安排，所以我改用Excel軟體來記事，如此就可以把檔案用電子郵件發給他們。

使用你之前做好的清單和記事簿來追蹤會議，就擁有了有效時間管理的所有必備工具。

如何對付「小事情」

有一位女士是本書案例學習中的當事人，在與我合作的初期，她說：「平常我的做法是列出一份龐大的清單，挑出每天必須做的事情，並先做那些自己覺得可以迅速完成的事。但是它們佔用的時間常比我預估得要長，因此我就沒辦法去做重要的事了。」她又談到：「我還發現一天之內通常會冒出五、六件新的事情來，我覺得馬上處理掉它們會更容易些。但事後想一想，是不是應該把它們列入清單，先做我覺得重要的事情呢？」

大多數人都遇到過她所描述的情況，「其他事情」、「小事情」、「瑣事」、「我覺得很快就可以完成的事」常常都會出現。我們決定先把這種事情處理完畢，就可以把時間放在真正重要的事情上了，然而不幸的是，雖然很多傳統的時間管理書籍和體系都贊成這樣的作法，它卻是錯誤的。我又再強調這一點，是因為很多人都把「時間管理」和「極限時間管理」這兩個不同的概念混淆了。

舉例來說，現在市面上有一本很有名的時間管理書籍――大衛•艾倫（David Allen）撰寫的《儘管去做：無壓力工作的藝術》（Getting Things Done）。在這本書中，作者談到了「兩分鐘原則」。這個原則是說，如果你可以在兩分鐘內把一件事完成，那你就應該去做這件事，把這件事先處理完畢。如果你只是想成為一台高效率的機器，這個辦法就太好了，因為這可以提高你的效率，增加你的產出。

但是如果你想做到事半功倍，真正擁有時間管理的智慧，也就是說你想要不做某些事情，「兩分鐘原則」就沒有用了。因為依照「兩分鐘原則」來做事，你會完成一大堆瑣事，而且花費掉許多寶貴、無可替代的時間。所以請忘掉「兩分鐘原則」吧，我們還是來看看如何處理上面談到的情況。

1.如果你有一連串的瑣事要做，你應該首先自問：「其中哪些事（如果有的話）是真的需要今天完成的？」這裡仍是使用ABCD標準來做分類。

2.就像前面提到的案例當事人的情況一樣，一天當中會不可避免地冒出其它必須完成的事情，也就是A類事項。因此你要在一天當中設定一個時間來完成所有的A類事項。這就意味著，你會有一個計畫好的時間來完成所有已知的A類事項以及當天中不可避免冒出來的A類事項。但要注意：不是所有在當天冒出的事項都屬於A類。如果不屬於A類就不要去做。你可以使用前面一節中討論過的技術，來估算你需要多長的時間以完成這些意料之外的A類事項。