只要三分鐘!聰明整理術

只要三分鐘!聰明整理術
定價:220
NT $ 174 ~ 207
  • 作者:和田茂夫
  • 譯者:張玲玲
  • 出版社:遠流
  • 出版日期:2012-12-01
  • 語言:繁體中文
  • ISBN10:9573270900
  • ISBN13:9789573270904
  • 裝訂:平裝 / 192頁 / 普通級 / 單色印刷 / 初版
 

內容簡介

用三分鐘,找回你的工作效率!

  如果你的生活存在以下狀況,這本書你一定要讀:
  →覺得動手整理很浪費時間?
  →需要參加的會議總是撞期?
  →收拾得很整齊,卻找不到需要的東西?
  →習慣性忘東忘西,就算記在筆記本裡,也常常翻不到關鍵的那一頁?
  →腦子裡的想法混亂,無法有條理的思考,也沒辦法向別人表達你的想法?
  →電腦裡的資訊雜七雜八,資料夾連開十數個,卻還是找不到自己要的檔案?

  打破整理迷思
  ★桌子整齊≠工作有效率:東西不是拿來收納,而是拿來使用的,所以,整理時最重要的思考點是「你會如何使用」,而非「如何收納」。

  ★整理的重點不只是「收納」,更重要的是「捨棄」:整理是為了讓一切一目瞭然,方便使用,如果收集了一堆用不上的東西、資訊,安排了一堆不必要的行程,只會讓你更加混亂。因此,適時捨棄是必要的,本書教導讀者如何聰明捨棄,免得日後後悔。

  ★世上沒有完美的整理方式,只有最適合你的整理方式:本書強調整理的關鍵在於釐清「你是誰」、「你想要什麼」,所有的整理方式都奠基於「你是什麼樣的人,從事什麼樣的工作」,練習本書的整理原則,你將找到屬於自己獨一無二的整理方法。

  作者和田茂夫曾在出版社與雜誌擔任編輯,編輯的工作繁瑣,文件、物品之多,接觸的人面也廣。在這樣紊亂的狀況下,還要保持清晰的思考、良好的效率。他與讀者分享數十年的整理經驗,不只整理東西、實際的空間,也整理虛擬的空間與工作、時間。

作者簡介

和田茂夫

  1954年生於琦玉縣,76年於明治大學文學系畢業。在商業書籍的出版社擔任單行本的編輯,電腦雜誌的總編,現為自由撰稿者,雜誌書籍上經常刊登文章。

  專攻商務解說、電腦、網路的入門書,著有《連貓咪都會玩網路》、《連貓咪都會玩電腦入門》、《讓你的人生與工作更簡單!魔法筆記本》、《簡單活用魔法memo》等。

譯者簡介

張玲玲

  東吳日文系畢業,曾赴日本筑波大學攻讀地域研究所,現任格林文化副總編輯。

  她是一個童心未泯的圖畫書編輯與作家,雖然年紀不小,但是內心的小孩充滿了好奇與衝勁。

 

目錄

前言 只要會整理,工作變簡單
 *獨立的話,就不需要……整理了嗎?
 *多虧整理,創造餘裕
 *因應工作內容,改變整理方式
 *先在腦子裡整理一遍

序章 先整理你的思緒
行動前,先在腦子裡整理一下。調整整理的觀點,或是想一想該怎麼整理比較好。整理不是整頓,也不是清掃。什麼才是有效率的工作方式?

1.思考「為什麼整理」?
 *整理各有目的
 *清楚目的後,就能找到整理的方向
 *整理思緒,寫在紙上
2.整理不是整頓,也不是清掃
 *整頓和清掃不具有整理的效果
 *整理與整頓、清掃是兩回事
3.改變整理的角度
 *「分類」就是整理?
 *改變角度,找出自己需要的整理
4.整理是重要的「工作」之一
 *「有時間」才整理嗎?
 *當做自己的「工作」,好好控管時間
5.不可要求「完美」的整理
 *看起來完美的整理,其實效率不高
 *沒有永遠有效的整理
6.先想一想「整理」的形式
 *從形式推算整理的方式
 *基本設計後,「要與現場比對」

第一章 聰明整理的七要訣──不論任何場合皆適用
整理的方法會依照工作內容和立場而改變,與其追求適合任何場合的萬用法則,不如找出適合自己的整理方式。

1.要考慮的不是如何收納,而是「如何使用」
 *容易拿取,容易找到
 *依「使用頻率」改變整理
2.整理時要製造餘裕
 *增加的東西或資料放在「餘裕」的空間
 *請製造這樣的餘裕空間
3.光分類並不是整理
 *排列方法至少有三種
 *選擇適合自己工作的分類
4.所有的東西都「就定位」
 *有固定位置,整理就會變單純
 *分「看得見」整理和「隱藏式」整理
5.無法丟棄卻不需要的東西,可以扔進「資源回收筒」
 *有三個方法創造空間
 *「丟棄」需要魄力
 *時間一久,便能安心捨棄
6.分「日常」和「特別」兩種整理方式
 *東西多到滿出來的人從「特別整理」開始
 *建議使用「分區整理法」
7.利用各式隔板整理
 *整理能否順利,端賴隔板
 *嘗試「100元隔板整理法」

第二章 整理桌子及周邊──創造「可以工作的空間」
工作始於桌子,終於桌子。不好好整理桌子附近的環境,將無法好好工作。整理好桌子,工作效率自然提升。

1.把桌子當成業務基地
 *工作始於桌子,終於桌子
 *自己的桌子可以改變大小嗎?
2.周圍一公尺內不分類
 *辦公室的東西有「分類」
 *「尿布與啤酒」也是組合
 *定位不是依分類,而是依「使用頻率」決定
3.東西豎直擺放是基本法寶
 *容易拿取,不佔空間
 *鍵盤、筆記本,任何東西都可以「立著放」
4.桌面擺設要能配合工作需求
 *首先最重要的是以物件為中心
 *經常使用的資料可放在桌面
5.抽屜各自有其使用特色
 *何謂活用不同深度的抽屜?
 *有效活用正面抽屜了嗎?
6.整理抽屜的重點在「立體」
 *不是水平,而是垂直區分
 *每個區域裡放什麼東西?
7.不要過度細分文具和小用品
 *常用的東西需要適當細分
 *偶爾使用的東西中,有些不必細分歸類
8.資料及文件用「檔案」整理的要訣
 *整理成檔案的好處是什麼?
 *確保分成三區就定位
9.可以丟的紙與不能丟的紙要分開
 *「一開始」就區別出可以丟棄的資料和文件
 *可以再取得的東西儘管丟
 *利用移動檔案夾時,找機會丟東西
10.各種「增加放置場所」的方法
 *往上下延伸
 *漂浮在空中
 *什麼都可以利用

第三章 整理資訊──商務的要點在掌握資訊
商務的資源在人、物、錢與資訊,整理好桌子以及周邊的東西,就等於是整理資訊,使工作更順暢。

1.工作和生活都與資訊息息相關
 *所謂資訊不是只有最新訊息、內部機密而已
 *整理好你自己認為重要的資訊
2.資訊分「備忘」(memo)、「筆記」(note)、「數據」(data)
 *依照資訊改變處理方式
 *改變處理方式,可整理出對自己有用的資訊
3.用備忘形式使資訊「看得見」
 *整理資料讓大家都明瞭
 *預防遺忘或混亂
 *把備忘資訊整理成筆記或記事
4.把備忘資訊以「丟棄」或「轉記」來分類
 *從便條紙移到行事曆、筆記本上;或把記事本的內容移到筆記本上
 *轉記過後,資料即可丟棄
5.筆記的要點是「不拘形式」
 *手寫有手寫的好處
 *考慮「什麼都有」,可以更有效率的收集資訊
6.有利後續工作的筆記方式
 *自己的「標題」
 *所有筆記都需要哪三要素?
7.把筆記和數據「檔案化」
 *把散亂的紙張整理歸檔
 *有沒有既省錢又省時間的歸檔方法?
8.用「袋裝檔案」分類
 *只要注意袋子和標題就好
 *哪種排列方法最有效率?
9.電腦裡的資料也要整理
 *不列印出來的整理法
 *袋裝檔案和電腦資料夾的共通點
 *把袋裝檔案與電腦裡的資料夾連結
10.也可整理電腦的使用方式
 *經常使用的文件與偶爾使用的文件有不同的打開法
 *經常使用的軟體可設定成「快速鍵」

第四章 時間與行動的整理術──掌握時間,工作自然順暢
工作不只是完成東西和資訊,必須利用時間自我行動。因此有效整理時間和行動,可以使工作更順暢。

1.有效「分段」整理時間與行動
 *考慮工作目的,決定工作流程
 *「分段進行」時,了解需要的時間和行動
2.時間表和工作也需要「往回推算」
 *從目的地往回推算時間和行動
 *自己給自己的期限
3.如何分段靠紙本「記事」
 *用記事本整理行程或工作
 *用紙書寫記事好變更
4.行事曆以「線」狀圖呈現,才不會有破綻
 *用線狀圖來寫,時間「看得見」
 *訪問或會議以外的工作也要列入行事曆
 *設計行事曆也要有「餘裕」
5.把時間分「單位」整理較容易
 *九十分鐘為一單位,我們能做些什麼事
 *集中工作創造時間
6.找出工作的「優先順序」很重要
 *優先順序依「重要度」與「緊急度」來判斷
 *重要度高的工作需確實執行
7.整理出工作的「執行表」(To Do List)
 *執行表的基本是「寫出來」
 *與行程表互相對照,掌握時間和行動

 

前言

只要會整理,工作變簡單!

  * 獨立的話,就不需要……整理了嗎?

  我從以前就不是一個愛乾淨、善於整理的達人。甚至到現在,一不留神桌子上就堆滿資料,必須在無法工作前收拾乾淨。

  雖說如此,我常忙到連一丁點空閒都沒有。因此想:如果有時間,還不如用來工作。

  然而面臨迫在眉睫的工作,常需做最低限度的「整理」。特別是出版社在編書和雜誌時,整理編輯部更是編輯不可或缺的工作。

  出版社的編輯部這個地方,經常會資料、書籍愈堆愈多,不清理就連工作也無法進行。

  開始在家接稿後,沒有人叫我整理桌子;再加上原本就不喜歡整理東西,哪怕資料書籍堆積如山,也不在意。

  * 多虧整理,創造餘裕

  但是這麼一來,工作的效率很差。

  不但經常四處找東西;有時東西還會找不到。找東西的時間,應該可以拿來做更多的事。

  倘使要找的是重要資料,找不到的話,那可就麻煩了。

  於是,我深切的感覺不論哪種工作都需要整理,以前我只有在逼不得已時才整理;現在卻是主動積極的整理。

  這本書便是我被逼著整理東西時,收集的小撇步。

  我拿出以前在編輯部學到的技巧,首先,找東西徒勞無功的情況逐漸減少。可是整理的效果尚不只如此。

  經過整理,可以馬上找到需要的東西,工作不會停滯。不論思考還是行動都可以順暢進行,降低許多壓力。換句話說,一旦時間有餘裕,心情也跟著輕鬆不少。

  當你在輕鬆的心情下工作,自然成績比較好。與被工作壓得喘不過氣時不同,可以有比較多的時間,讓頭腦和身體休息。

  這是非常重要的。

  現在回想起來,我之所以能應付各種情況的工作,多虧「有餘裕」吧。換句話說,一旦作好基礎整理,以後每天只要花三分鐘,收拾一下就可以了。非常簡單。

  本書將介紹具體方法,教你如何在三分鐘內維持環境。

  一旦時間和心情有了餘裕,便可以「分段思考」。什麼時間做什麼事,利用空閒時間進行必要的整理。

  也就是說,需要整理的不只東西。

  時間若不整理,會產生無謂的浪費行為;工作若不整理,沒有優先順序,更會浪費時間。

  因此整理時間、整理工作和整理東西同樣重要。

  本書是從各個角度來看「整理」。

  * 因應工作內容,改變整理方式

  我在整理的過程中,還有一個發現。那就是,整理的方式會隨工作的內容與環境改變。

  例如當編輯時,固然需要許多工具;當作者時,資料與參考書也很重要。

  同樣的,外務工作與內勤工作;事務性的工作與溝通談判的工作,隨著工作性質不同,整理的方式應該也不一樣。因此每個人都必須找到適合自己的整理方式。

  * 先在腦子裡整理一遍

  具體開始整理之前,請先在腦子裡整理一下:我的工作應該怎麼整理才好。這一點非常重要。

  本書首先便從什麼是「整理」入手。

  序章是依據我自身的經驗,提出提高工作效率的整理基本想法。

  由於整理很麻煩,不得不整理時只好抽空來做,可是匆忙之間,整理通常不會有效。因此勸各位不妨改變觀點,從提高效率的考量點,來做整理。

  第一章中提到整理的七個要訣。

  整理的方法會隨工作內容和立場而改變,沒有適合每個人的萬用法則。只要掌握基本重點,依時依事做調整,就會找到最適合自己的整理方法。

  第二章具體說明,如何整理桌子及周邊的東西和資料。

  第三章介紹如何整理資訊。

  第四章介紹時間與行動的整理術。

  我們的工作不是只有東西和資料,而是每天接收各式各樣新的資訊,利用時間行動,才能順利完成工作。這些都是以工作為中心點,延生出來的。

  所以我不認為只把桌上的東西和資料整理好就夠,最重要的是,考慮如何妥善利用時間,整理資訊,做出有效行動。如此可以使你的工作更有效率。

  「事半功倍」的訣竅在於「事半」,亦即有效整理時間和行動。只要整理好時間和行動,東西和資料自然也就整理好了,因此才會效果加倍。

  我的專業是針對上班族的「工作法」,並非整理和收納的達人。

  本書介紹的各種方法,與其說是體系,不如說是從增加工作效率的出發點做考量,提供給各位上班族參考。

  希望本書提出的整理訣竅和方法,能對各位有所助益。

2010年5月
和田茂夫

 

內容連載

第一章 聰明整理的七要訣──不論任何場合皆適用

整理時要製造餘裕

*增加的東西或資料放在「餘裕」的空間

認為整理就是「收納」的話,會產生其他問題,那就是東西塞得太多。

的確,把文具好好收進抽屜、資料一一擺放書架,看起來好像整理過了。但這樣的整理在現實生活中,反而無法維持長久。

反倒是抽屜有些地方可以見底,書架有空位,實際使用起來比較有效。

整理多少需要「餘裕」。

這個餘裕是吸收新增物件的地方。

東西和資料一不留神就會逐漸增加,如果原本塞得太滿,東西一多就會溢出來,讓好不容易整理的成果功虧一簣。

這時,「餘裕」就好像守護整理狀態的緩衝劑,利用餘裕來吸收增多的東西,哪怕餘裕消失,整理好的狀態也不會改變。

因此,為了長久保持整理狀態,是絕對需要「餘裕」的。

*請製造這樣的餘裕空間

倘使書桌的抽屜能預留以下的餘裕,使用起來會很方便。

上層及中層的抽屜到處可以見底
下層較深的抽屜預留一個大空間
正面淺抽屜留空位

辦公室用品增加的話,多出來的用品可以放在抽屜上層及中層的「餘裕」裡。

另外,下層較深的抽屜需要確保留有較大的餘裕。一旦有因工作所需,要暫時保存樣品時,中層抽屜太淺恐怕放不進去,便可收納在下層抽屜中。

至於正面的淺抽屜,是工作中用品的暫時避難所。

上班的人會遇到半途外出,或晚上回家,第二天還要繼續工作的情況吧。這時可以把攤在桌面的資料文具先收進正面的淺抽屜中。

如此當你回家時,桌面收得乾乾淨淨;第二天上班,只要打開抽屜,就可以繼續工作。

書架上放資料的位置也要預留空間,這樣,在塞滿書籍以前,可保不必整理的狀態。「空間=餘裕」,沒有餘裕,就得另謀新地方收納,或把東西丟掉才行。

資料放在桌面時,要確保能夠自由移動,製造出桌面的「餘裕」。

無法丟棄卻不需要的東西,可以扔進「資源回收筒」

* 有三個方法創造空間

我們剛剛提到東西要就定位,整理時要有「餘裕」,問題是「地方」不夠。相對於所有東西都需要放在固定的空間,我們可以使用的空間卻很有限。

倘使你現在使用的地方已經堆滿東西,有三個方法可以創造空間。

除了現有的場地,「另闢新空間」。
在同樣場地,使用不同的放置方法,「製造空間」。
丟掉部分現有的東西,「空間就多出來了」。

我們將在第二章中討論增加空間的方法與改變放置的問題,這裡只談「丟棄」。

*「丟棄」需要魄力

「丟棄」的技巧是整理的一大要素,因此許多書中都介紹過。不管你用哪一個方法,最需要的是「魄力」。

決定要丟東西,需要決斷力;選擇丟哪些東西,需要判斷力;丟棄時還需要執行力,這些都需要魄力。像我,光是想到這些,就打算要放棄整理了。

嘗試過各種丟棄法後,接下來介紹的,是比較不需要魄力的方法。

例如,當你要刪除電腦裡的檔案時,是不是很輕鬆的按一下「刪除」鍵就好?因為你知道,你只是把資料放進電腦的「資源回收筒」,有需要時再叫出來就好。

「不需要魄力的丟棄法」與電腦的「資源回收筒」,概念是一樣的。也就是說,設定一個類似「資源回收筒」的地方,把不用的東西丟到那裡,並不是實際丟棄。這樣,丟東西時,就不會有「萬一以後要用時怎麼辦」的不安。這叫做「垃圾桶式丟棄法」。

*時間一久,便能安心捨棄

比如,把資料櫃的一角設為「資源回收筒」,可以用書擋之類的東西,將「資源回收筒」與其他資料區隔。

整理時把待丟棄的資料集中在這裡,如果資料多到沒處放時,便可把「資源回收筒」裡的資料率先丟棄。

至於東西的話,放置「很少使用的東西」的地方,便是「資源回收筒」。地方不夠時,從「很少使用的東西」中選出「不會使用的東西」丟掉,就不會那麼為難了。

不管哪個方法都利用了人經過一段時間,可以冷靜下判斷的心理。

當初要丟東西時,會因「以後說不定要用」而不安,事實上,經過一年若仍沒用的話,就可以冷靜、安心的丟棄了。
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