脫會議!減去1/2會議的效率工作法

推薦序－－會會開！開會會！都不如「會開會」！/ 何啟聖
序言－－不停止開會的話就來不及了

ＰＡＲＴ　Ⅰ
被會議拖垮的公司

第一章 你會議中毒了嗎？
上班只是為了開會
無法停止無效的會議
　
第二章 開會究竟哪裡出了錯？
企業組織結構改變，會越開越多
會議開銷一人「一分鐘５０日圓」
誰說開會一定要在會議室
濫用視訊會議

第三章 無法停止開會
為什麼一定要看到「臉」？
有名無實的合議制
一味「ＩＴ化」招致會議中毒

第四章 會議中的溝通失誤
會議整合的困難
和電視名嘴一樣的評論無法解決問題
利用「定量表達」設立目標

第五章 你有會議憂鬱症嗎？
人生中最慘的會議
將會議寵物放生吧！
ＰＡＲＴ　Ⅰ重點整理

ＰＡＲＴ　Ⅱ
脫離會議指南

第六章 第一步: 寫下會議名稱、頻率、時間、參加人數、目的、成本
停止開會前先應該做的事
如何管理會議？

第七章 第二步: 確認計畫何時開始？何時完成？達成多少？
好主管該怎麼做？
令人放鬆的開會環境
定下計畫目標時間和數量

第八章 第三步: 徹底執行！減少「八十分員工」
好像多多少少有在做……
你的計畫百分百達成了嗎？
有掙扎才有成長

第九章 第四步: 除了資料，還是資料！用資料取代會議
除了資料還是資料
開會就像Ｆ１賽車的進站維修
「比較」才能掌握關鍵
不能有藉口馬虎
失敗的資料

第十章 　第五步: 最重要的是行動改善
別陷入思考謬誤
魔法般的會議常用語
脫會議的最後步驟
ＰＡＲＴ　Ⅱ重點整理

ＰＡＲＴ　Ⅲ
為了使組織變好

第十一章　主管，加油！
某位經理人的掙扎
雖然不開會偶爾會感到寂寞

第十二章　內部品牌化
即使在宣傳上投入金錢……
放棄開會就會得到顧客喜愛

第十三章　公司內的社群媒體
比報告會議有用多了
用「自言自語」拆除組織內的壁壘

第十四章　循序漸近的「脫會議」
慢慢開始進行吧！
試著說服主管
將會議室的門變不見吧！

第十五章　救救那些「會議難民」吧！
你會失去工作？
在居酒屋發牢騷的會議不能改變任何事

第十六章　企業以外的組織，也應該「脫會議」
絕對做得到
政府和學校都要「脫會議」
ＰＡＲＴ　Ⅲ 重點整理

結語

推薦序

會會開！開會會！都不如「會開會」！∕何啟聖

　　相信很多上班族都會遇上同樣的困擾，只要在工作上出現難題，第一個反應就是──召集一個會議解決。然而，事實上，會議真的是解決問題的唯一良方嗎？捫心自問，我們在職場上開了多少次會，但真正解決問題的有幾次呢？因此，學會如何開會，在企業經營及個人績效上，都是非常重要的課題。

　　曾經有這麼一個統計，九五%的會議，只有上台報告的人有準備，其餘的都只是在台下聽聽而已；八七%的會議結論是，「下次會議再做結論」；九二%在會議上的提議與回答，都沒有超過五分鐘以上的思考。還有一個統計指說，會議桌上的書面資料超過三頁，超過八成以上的與會者不會完整看完。

　　試想一下，上述的統計，是不是完全符合我們在職場上的開會經驗呢？如果真是如此，那麼會議豈不催生出一種不去深思的文化。我歸納一下就是我們在會議上的發言，等於大腦在極短的時間內，接收到極其片面的資訊，再加上個人過往的工作經驗所得出來的結果。這樣的會議品質低落得如此可怕，但卻是每天你我所處的職場上發生。

　　橫山信弘的新作《脫會議！減去1/2會議的效率工作法》提供了看待會議、組織會議、主持會議及參與會議的諸多嶄新觀點與思惟，惟有能把會開好，再來召集會議，不然就是浪費資源，更嚴重的還浪費生命，完全無助企業成長及個人發展。作者取名「『脫』會議」當然重點強調，要降低會議召開的成本及提高會議結論的效益，但是，我個人的拙見倒認為這「脫」字取得妙，有種超越的意涵，也有改頭換面的隱喻在其中，透過本書，讓我們超脫過去會議召集的迷思，嘗試改變會議的風貌，試圖產生不同以往的效果。

　　以我個人的經驗，為了使會議達到召開的效果，我一定在會議前，將報告人的資料仔細看完，再把我預備要在會議中表達的意見，先行告知報告人，好讓他心裡有數，可以預先做好回覆的準備。到了會議進行當天，就如之前溝通的「照表操課」，不但我能夠針對報告完整的表達意見，報告人也能從容的做有系統、組織的回應，很快的就能凝聚共識，做出結論。

　　在現今低薪時代，找到一份工作已屬不易，更何況一份「好」工作，因此，當我們有工作做的時侯，一定要設法讓自已藉由工作展現自己的能力與才幹。郭台銘說，魔鬼藏在細節裡，而我要說，在職場上致勝的關鍵也在細微處。如果工作千頭萬緒，你不知道該從什麼地方下手來發揮所長的話，那麼就從這個上班族都在用，卻怎麼用都覺得不受用的「會議」開始改變起吧！

(本文作者為職涯規畫專家、龍巖集團公共事務處總經理)