用表格管理,工作少40%:當主管一定要會的工作圖解術

用表格管理,工作少40%:當主管一定要會的工作圖解術
定價:280
NT $ 45 ~ 252
  • 作者:大西農夫明
  • 譯者:郭乃雯
  • 出版社:大樂文化
  • 出版日期:2013-09-30
  • 語言:繁體中文
  • ISBN10:9868967538
  • ISBN13:9789868967533
  • 裝訂:平裝 / 240頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
 

內容簡介

  【本書三大特色】

  ‧以漫畫形式呈現第一次當主管面臨的挑戰與難題
  ‧提供五種表格、兩種方法,掌握工作內容,輕鬆持續改善
  ‧獨家提供兩則插頁表格,以採購部門與業務部門為例,立即可幫助你全面掌握工作項目,設立檢查點,完成目標。

  【其實,上班很多工作不該做!】

  日本現場管理大師告訴你,主管只要做對兩件事:
  1.使用工作分解圖,確立你的「管理點」,
  2.表列工作清單,便能消滅浪費時間的業務,
  套用本書,你一定能達成部門目標!

  主管是公司與基層員工之間的橋樑。

  然而,不知道自己該做些什麼的主管,遠比我們想像中來得多!所以造成,(1)主管和部屬爭做同一件事;(2) 工作永遠做不完!

  但是,請別忘了,「部屬的績效管理」才是主管最重要的職責:(1)達成企業期待的目標;(2)激發部門和團隊最大潛力;(3)讓部屬學會達成目標的方法。掌握本書提供的祕訣和重點,主管就能輕鬆做好管理!

  很多主管雖然擁有頭銜,卻做著與部屬大同小異的工作,每天處理各種瑣事,忙得焦頭爛額……。但是,你可以跟他們不一樣。你得知道主管真正該做的是什麼,不用跟部屬搶工作,用表格做管理,就能減少40%的工作,建立高績效團隊!

  日本現場管理大師、本書作者大西農夫明強調,企業的成功仰賴團隊的共同努力,主管的核心價值就是讓部屬用高效率完成業務,使部門達成企業訂定的目標。他將二十多年的諮詢顧問經驗,歸納成這本祕笈,幫助你徹底掌握真正關鍵的工作,消滅只是浪費時間的業務,並學會具體實用的管理技巧,於是你就有更多心力帶領團隊,不斷創造出驚人績效。到底什麼方法有這麼神奇的效果?

  答案是「表格管理」。大西農夫明教你利用「工作改善原則」,透過消除、合併、重排、簡化,來規畫及運用表格,減少40%的工作量,讓你聰明做好管理。對於「作業目標為何?」「是否重複執行?」「怎樣的做法最合適?」「投入與產出是否合算?」等重點,都可以一目瞭然。這本祕笈穿插了許多的簡單圖表和鮮活漫畫,幫助你輕鬆學會「表格管理」的技巧,例如:

  ◆繪製工作分解圖,一眼便可看出主管的目標和任務。箇中有什麼訣竅?
  ◆部門之間橫向的溝通與整合,是主管重要的功能之一,怎樣辦到?
  ◆設定管理點,可以正確判斷部屬是否達成目標。管理點是什麼?如何設定?
  ◆「工作改善原則」中的「重排」,是甚麼意思?
  ◆如何交辦工作,才不會讓有的部屬忙翻、有的部屬裝忙?
  ◆「計畫目標」與「實際執行」之間的落差,怎樣具體改善?
  ◆在循環管理的過程中,持續追蹤以使執行保持連貫性,但重點和訣竅是什麼?

  書中還提供了超實用的「工作分解和功能確認表」,以及「高效溝通原則圖」。你可以馬上應用,表格裡面沒有的工作可以不用再做,也不會發生溝通障礙的問題。不論是管理哪個團隊或部門,一旦學會「表格管理」的技巧,立刻可以減少40%的工作量,讓你準確瞄準團隊目標,激發出部屬最大潛力,建立高績效團隊,做個最具競爭力的主管。

 

作者介紹

作者簡介

大西農夫明


  現場管理大師。現任ADVANCE經營株式會社董事。

  曾任職神戶PANTECH株式會社(現改名為神户製鋼SOLUTION株式会社)。自1990年起,從事以製造業為主的諮詢顧問工作。諮詢指導的內容,包括提升生產力、建構品質系統、精實生產管理等,深獲業界好評。

  他重新構築「管理者的職務」,創造「管理點管理」的經營模式,建立一套從經營者、主管到一般員工都受用的管理循環體系。他提出的觀點和方法適用於行政事務、生產製造等各個部門,有助於企業培育管理人才與強化管理能力,達到改善組織體質的效果。

  著作有《輕鬆學會5S管理實務》《工廠管理者讓部門轉虧為盈的技巧》。

譯者簡介

郭乃雯


  台北市人。高中畢業後,留學神戶及東京四年,回國後曾於科技業擔任專案管理師及業務。現為專職譯者。譯有《主管的能耐是讓員工願意做不樂意的事》《拋開SOP,業績就長紅》《熬夜者的吃、睡、動身體回復術》《成功者的手感》《不想在公司升遷,你才會成功》《8個花錢的好習慣,我一輩子不缺錢》《不要計畫的人生,更容易成功》(大樂文化出版)。
 

 

目錄

摺頁①:採購部門的工作,看這張就夠了!
摺頁②:業務部門的工作,看這張就夠了!
一分鐘用漫畫學管理
前言  讓你抓準全盤工作的關鍵

第1章 用表格就會知道,主管該做什麼
◆為什麼部門需要主管?
  向部屬傳達經營者的理念/向經營者反應現場問題/主管不是傳聲筒/
  不讓小事變成大損失/強化企業體質的關鍵人物
◆掌握部門的工作
  只顧眼前,就忽略關鍵/部門的存在,來自企業目標/你知道老闆的期待嗎?/
  部屬得了解部門任務
◆主管的工作分類
  主管加給是經營者津貼/工作再忙,也有自己的任務/圖解主管的四種業務/
  為了預算和獎金打拚!/遇到瓶頸怎麼辦?

第2章 用表格就能釐清,部門功能與業務
◆不再馬後砲管理
  第一步,掌握部門功能/該做的工作,原來不只這些/同樣是工作,重要性大不同/
 分派部屬工作,有什麼原則?
◆目標變成具體項目
  目的不同,做事方法也要變通/兩種以上方法,滿足工作需求/
  執行提案分解為細部作業/
◆用工作分解圖,了解所有運作
  如何製作工作分解圖/部屬是否在瞎忙?/找出該做的工作/還能對應環境變化

第3章 用表格設定管理點,就能檢核成效
◆管理點,部門管理的關鍵
 什麼是管理點?/先思考目的,再設定管理點/部屬的行動成果化為數字/
 建立零失誤的團隊
◆如何設定管理點
 查核部屬工作方法/熟悉工作目的/依照管理點變化,調整執行方法/
 在分解圖中設定管理點
◆區分主管與組長的管理範圍
 主管決定管到哪裡,剩下交給組長/主管大小事一手包,組長無法獨當一面/
 主管和組長,分工又合作/除了實務,組長也要明白目的/
 讓組長會管理,是主管的職責
◆從關鍵績效,發現隱藏問題
 用管理點變化,判斷流程優劣/績效好,更要掌握原因/
 排除問題也是組長的職責?/釐清上下階段管理點,問題點現形

第4章 用表格進行檢討,擺脫不該做的工作
◆重新檢視主管的工作內容
 只做眼前工作,看不清任務全貌/主管只重實務,績效永遠平平/
 實務不可超過全部工作五○%/
◆主管工作減量方案
 首先,列出個人工作內容/用ECRS原則,減少工作量/
 無法判斷目的,立刻刪除工作
◆部屬能做的,儘量放手交辦
 主管的實務比例,與部屬的成長成反比/事情非親自動手才行嗎?/
 「報、聯、商」交辦工作/受委任的部屬,照樣能準時下班

第5章 用表格幫助部屬,改善工作質量
◆部屬工作總體檢
 列出部屬所有的工作/部屬工作清單,管理的基本功/
 清單對照分解圖,幫助資源配置    
◆該延續的是目的,不是方法
 有些工作特別費時,怎麼辦?/同性質的事,一次做好!/
 不能全依賴電腦,手寫的好處/哪些工作不再重要/你得知道部屬的做事習慣/
 專心工作的時間,只有六○%
◆讓部屬不再累翻與裝忙
 評估部屬工作量,用什麼表格?/忙翻的部屬,如何善用他/
 裝忙的部屬,怎樣糾正他/
◆主管率先準時下班
 下班後的聚會,讓部屬準時下班/主管不準時下班,結果……/
 怎樣管理部屬的時間/規畫工作順序的好處

第6章 用表格帶領團隊,達成業績目標
◆企業期待主管,領導部屬
 不該做部屬的工作/部門領航者,不偏離分解圖/整頓工作流程
◆營運管理占五○%以上
 代替經營者掌管部門營運/採購部門的案例/如何培育人才,讓管理事半功倍/
  主管必備的策略規畫,是什麼?/
◆目標與執行有落差,用什麼表格改善?
 業務部門的案例/一年內能做到的,才是明年度的目標/
課題藏在第三和第四階段功能中/實態調查,避免紙上談兵/
頭號重點是目標管理
 
第7章 用表格達成目標,持續改進部門績效

◆PDCA的方法和好處
 如何訂定實現目標的計畫/不能達成目標的行動,不算執行/
 必須查核哪四件事?/從查核到矯正,該怎麼做?/每週進行一次
◆用主管月報表,分析每週工作成果
  主管月報表是成績單/從目標到改善策略,一張表格搞定/分析管理點數據,找出漏洞/  
 將對策轉化為執行,有三個重點
◆用部屬月報表,記錄執行內容和成果
 記錄執行狀況,達成目標的起步/除了記錄,還要面談/
 主管要牢記:不追蹤進度,與成功無緣/
◆部門管理要靠平時
 每天聽取報告,成功的第一步/每天查核十分鐘,職場管理基本功/
 凝聚力量,不能只靠工作關係/高效溝通:縱向橫向交流順暢

圖解高效溝通:主管溝通的基本原則
 

 

前言

讓你抓準全盤工作的關鍵


  許多剛晉升為部門主管的人,雖然積極參加各種課程,學習新的管理職務應該擁有的心理準備與領導方法,但是他們很少人可以具體而完整地回答:「部門主管該做哪些事情?」

  於是,大多數的部門主管繼續從事過去擔任組長時的工作,在摸不著頭緒的狀態下執行新的管理任務,像是人事考績評量、出席主管會議等等(注:在本書中,「組長」是指在工作現場裡監督員工執行工作的初階幹部,由部門主管直接管理。)

  然後,當工作越來越多、分身乏術時,才將組長時期的工作分派給部屬,硬著頭皮繼續做下去……。

  因此,這些部門主管丟不掉組長時期的工作,身處在公司要求與業務承辦部屬的夾縫當中,每天都得應付眼前不斷發生的煩雜瑣事。

  事實上,部門主管如果不能從夾縫與雜事當中跳脫出來,就跟一般部屬沒有什麼不同。

  我曾經訪談許多位企業經營者,詢問他們對中階主管的看法,並透過管理職的研習課程和實務操作,觀察到部門主管實際上所面對的種種課題。這幫助我思考「什麼才是管理者應該做的事」,在本書中提出管理及領導團隊的有效方法。

  一家企業能夠順利營運,仰賴各個部門的組織運作。一個部門之所以存在,是因為企業對該部門有所要求和期待。

  而且,部門為了達成企業訂定的目標,需要由主管來帶領成員,因此實現理想和目標正是部門主管工作的核心價值。換句話說,「部門存在的理由」、「主管存在的理由」、「主管的工作」這三者,其實是息息相關的。

  從眾多競爭者中脫穎而出的部門主管,必定有某些特質優於其他的員工。為了更加精進,這些主管要認清「部門存在的理由」、「主管存在的理由」、「主管的工作」這三者之間的關係,才能夠理解部門主管的工作與組長的工作有什麼差異,自己的精力該花費在哪些事情上,進而抓準全盤工作的關鍵,讓管理變得更有效率。

  我期待本書能幫助每位讀者實現自我成長,如果您因為實踐書中所提到的管理原則和要領,而在職場上有更傑出的表現,我將倍感榮幸。

 

內容連載

第1章用表格知道主管該做什麼

◆為什麼部門需要主管?

向部屬傳達經營者的理念

由於工作環境的各種限制,企業經營者經常無法將自己的理念確實傳達給第一線的員工。而且,老闆在談論有關企業願景和方針時,總是使用抽象的概念,例如「想要能建立一個能夠滿足客戶要求的體制」,因此員工不容易理解具體該怎麼做,便難以付諸實行。

許多大老闆經常感嘆:「我總是談論方針、目標,但就是有人不能理解!」這代表在現實上,經營者的理念很難完整、明確地傳達給每一位員工。

因此,為了傳達老闆的理念,部門主管必須扮演橋樑的角色,要理解老闆的談話內容,思考在部門內讓理念付諸實行的作法,然後指導部屬如何執行。

如果員工不能理解老闆的想法,並付諸行動,公司就無法凝聚共識,朝向老闆的目標前進,最後將變成一盤散沙。因此,向員工正確傳達是非常重要的工作。

這種將經營者的理念正確傳達給員工的功能,稱之為「由上而下的橋樑」。擔負這個重責大任的靈魂人物,就是部門主管。

向經營者反應現場問題

另外,在職場裡,必定有各式各樣的問題與需要改善的地方。經營者要把握所有的細節,是非常困難的。

舉例來說,「沒有建立設備維修制度,導致機器經常發生故障,生產效能降低」、「提供給客戶的服務品質太差,引起客訴」等負面消息,事實上不容易傳到企業高層的耳裡。

但是,如果老闆無法掌握這樣的資訊,無從了解問題所在,也不知道如何徹底解決,公司將在經營上遭逢極大的損失。

因此,將職場上的問題點與需要改善之處向上報告,讓經營者知道管理上需要解決哪些課題,是十分重要的。這種讓老闆掌握工作前線狀態的功能,稱之為「由下而上的橋樑」,部門主管就是擔任這個重任的人。

當職場發生嚴重問題,經營者斥責「怎麼當初都沒說!」時,就代表向上報告的橋樑角色沒有發揮功能。

此外,由於部門主管與老闆對於問題的重要性可能有不同的認知,因此向上通報之前,最好要先判斷老闆關注的重點和需求,才能夠讓溝通達成事半功倍的效果。

簡單地說,部門主管所進行的溝通傳達,必須同時發揮出「由上而下的橋樑」與「由下而上的橋樑」這兩種功能。我敢說,能將橋樑角色發揮到極致的部門主管,是決定企業經營成敗的關鍵因素。
 

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